מומחית לניהול זמן מציגה זווית מקורית על זמן וחולקת אסטרטגיות מחקריות לניהולו היעיל
כמה פעמים חלפה בראשנו המחשבה להתחיל אימוני שחייה, ללמוד לנגן על גיטרה, לפגוש יותר חברים או לצאת לבלות מדי פעם באמצע השבוע? יש הרבה מאוד דברים שהיינו שמחים לשלב בחיינו, אבל הזמן קצר והמלאכה מרובה, הלוא כן? זמן הוא אחת הסיבות העיקריות שבגינן אנו חיים את חיינו כפי שהם, ולא כפי שהיינו רוצים. בין עבודה, משפחה, סידורים, ניקיונות, פקקים, קניות ושאר חובות שיש לאדם בוגר ממוצע, שלא לדבר על סטודנטים – איפה בדיוק אפשר לדחוס את כל השאיפות והתחביבים שלנו?
ובכן, איך נסביר את העובדה שאנשים מסוימים בהחלט מספיקים לעשות את כל או את רוב מה שהם רוצים – או אפילו רק את קיומם של אנשים עם "זמן פנוי על הידיים"? התשובה, לדעת חוקרת ניהול הזמן לורה ואנדרקם, נעוצה לא בזמן, אלא בנקודת המבט שלנו עליו. זמן, היא גורסת, הוא קונספט משונה: מצד אחד מדובר בערך מספרי מוחלט וסופי – דקה מכילה 60 שניות ותמשיך להכיל 60 שניות כל עוד כדור הארץ חג על צירו, פשוטו כמשמעו. מצד שני, לזמן יש גמישות רבה מאוד, כיוון שאנו בוחרים מה לעשות בו.
בהרצאה פוקחת עיניים שוטחת ואנדרקם את תפיסתה לגבי ניהול זמן ומציגה מחקר אישי שערכה בקרב נשים מצליחות ועסוקות, המוכיח כי כאשר אנו רוצים, אנו יכולים למצוא זמן כמעט לכל דבר. תשומת הלב שלנו לא צריך להיות נתונה לשעון, הוא הרי לא ישתנה אם נמשיך להציץ בו. במקום זאת, היא מציעה, עלינו לבצע סוויץ' במחשבה ולהתחיל לנהל את סדר העדיפויות שלנו בקפדנות יתרה. שם נמצא המפתח לאורח החיים שאנו רוצים לסגל.
רוצים לפנות שעה ביום? שברו מוצר חיוני בבית
לפני שהיא ניגשת להסביר את תיאוריית ניהול הזמן שלה, ואנדרקם מבקשת לנפץ כמה מיתוסים שגורים. ראשית, היא מתחילה בהומור, העובדה שאדם חוקר את ניהול הזמן לא הופכת אותו לדייקן: "פעם איחרתי להרצאה שלי על ניהול זמן. כולנו היינו מוכרחים להתענג לרגע על האירוניה שבדבר". אבל המיתוס הרציני והחשוב באמת נוגע לשיטות ולטריקים הנפוצים המציעים לחסוך זמן על ידי גילוח דקות מכל משימה שאנו מבצעים ביומיום. היא מציינת מספר טיפים מופרכים שבהם נתקלה במגזינים שונים, כמו למשל לתכנן את יומנו כך שנצטרך לבצע רק פניות ימינה (ובכך לחסוך עצירה ברמזורים). טיפ הזוי נוסף לטענתה הוא "להשתמש במיקרוגל בחוכמה: אם כתוב על העטיפה 3 עד 3.5 דקות אפשר בהחלט לבחור במשך הזמן הקצר יותר". אם אנחנו מביטים על זמן כעל אסופת מספרים ותו לא, ואנו מוכנים לצאת מגדרנו על מנת לצבור כמה דקות בכל יום, השיטות הללו עובדות. אבל האם באמת הן יעילות ומסוגלות לספק את צרכינו? כמעט מגוחך לשאול.
במקום לקבץ דקות פה ושם במאמץ עילאי, ואנדרקם מציעה לשאול שאלה יסודית יותר. מה אנחנו עושים עם הזמן שלנו מלכתחילה? "אחרי שלמדתי כיצד אנשים מצליחים מנהלים את זמנם והתבוננתי בלו״ז שלהם בכל שעה ושעה, הגעתי למסקנה שצריך לבחון את הנושא מהזווית ההפוכה", היא טוענת. "אנו לא בונים את החיים שאנו רוצים על ידי חיסכון בזמן. אנו בונים את החיים שאנו רוצים, והזמן נחסך מעצמו". אם, למשל, אנו יוצאים לסיבוב קניות וסידורים, אנחנו בהחלט יכולים לתכנן נתיב עם מינימום עצירות ברמזורים ולחסוך כמה דקות. הבה נתעלם רגע מההמצאה שנקראת תוכנת ניווט שעושה את העבודה הזו עבורנו. השאלה המהותית היא האם אנחנו באמת צריכים לצאת לסיבוב הזה. האם אנו לא חיים בעידן שבו ניתנה לנו הפריבילגיה לעשות דברים אונליין מהבית? אנחנו באמת צריכים עוד זוג נעליים עכשיו? במקום לחסוך דקות, אנו יכולים לחסוך לעצמנו מגוון רחב של משימות.
כדי להוכיח את הטענה הזו ואנדרקם יצאה לשטח וביקשה מקבוצה של נשים עסוקות מאוד לתעד את סדר היום שלהן ביומן. היא בחרה "נשים שהיו להן משרות תובעניות, לעיתים גם עסקים משלהן, הן נדרשו לטפל בילדיהן, לעיתים גם בהוריהן, בעלות מחויבויות קהילתיות — נשים עסוקות מאוד". אחת הנשים הזו לימדה את ואנדרקם שיעור חשוב בחיסכון זמן: כשאתה מוכרח למצוא זמן, אתה מוצא אותו.
אותה אישה חזרה הביתה באחד הימים כדי לגלות שדוד המים שלה נשבר ומרתף הבית הוצף. הנזק שנגרם היה רב ודרש ממנה טיפול רחב היקף, הן בדוד, הן בנזק ההצפה והן בצנרת. "כל זה גזל שבע שעות מהשבוע שלה. שבע שעות. זה שווה ערך למציאת שעה נוספת בכל יום בשבוע", מסבירה ואנדרקם, "אבל אני בטוחה שאם הייתם שואלים אותה בתחילת השבוע: האם את יכולה למצוא שבע שעות לאימוני טריאתלון? האם את יכולה למצוא שבע שעות לחנוך שבעה אנשים מוכשרים? אני בטוחה שתשובתה הייתה, כפי שרובנו כנראה היינו מגיבים, 'לא – אינכם רואים כמה אני עסוקה?'" סביר מאוד להניח שאותה גברת נאלצה לוותר על דברים אחרים או לדחות אותם, אבל הסיפור הזה מוכיח שזה ניתן לביצוע. כאשר אנו מתייחסים לדברים החשובים שלנו כאל הכרח, אנו יכולים לפנות עבורם זמן רב.
אסטרטגיות לניהול זמן
כאן נכנס העניין של סדר עדיפויות, כיוון שאם הדברים שנאלצנו לדחות עומדים בראש מעיינינו, לא נרצה לדחות אותם ואז חיינו אמורים להיות משביעי רצון. אך אם אנו יכולים לוותר עליהם עבור תיקון דוד, אנו יכולים לוותר עליהם גם לצרכים אחרים. אפילו אם זה באופן חד פעמי. ואנדרקם מציגה סיפור נוסף שממחיש זאת. אחת הנשים שניסתה לראיין לא הייתה זמינה עבורה, ולא בגלל העסק הפרטי או ששת ילדיה. הסיבה שלא הייתה פנויה להתראיין הייתה כי יצאה לטיול בטבע, באמצע שבוע למען הסר ספק. "כשסוף סוף יצא לנו להיפגש", מספרת ואנדרקם, "היא הסבירה: 'ראי לורה, כל דבר שאני עושה, כל דקה מזמני, הוא בחירה שלי'. ובמקום לומר, אין לי זמן לעשות א', ב' או ג', היא אומרת: ״אני לא עושה א', ב' או ג', כי הם לא בראש סדר העדיפויות שלי".
ואנדרקם טוענת כי הביטוי "אין לי זמן" הוא למעשה אחיזת עיניים לביטוי "אני מעדיף לעשות דברים אחרים". היא ממחישה זאת בדרך נוספת: "אני יכולה לומר שאין לי זמן לשאוב אבק מהווילונות, אבל זה לא נכון. אם הייתם משלמים לי $100,000 כדי לשאוב אבק, הייתי עושה זאת במהרה". ואולי כך עלינו להתייחס לזמן שלנו – לשאול כיצד היינו בוחרים למלא אותו אם הייתה לנו האפשרות לקבל תשלום על כל דבר. כך אנו למעשה יכולים לתמחר את הזמן שלנו עבור עצמנו ולקבל מושג בהיר יותר לגבי הדברים שאנו שואפים לעשות יותר מכל. אם היינו יכולים לקבל כסף על לימוד שחייה, לבטח היינו בוחרים בפעילויות הזו על פני בהייה בטלוויזיה. לחלופין, אנו יכולים להביט על זה מזווית הפוכה ולשאול על אילו משימות היה צריך לשלם לנו תמורת ביצוען, כמו כביסה, ואילו משימות היינו שמחים להתנדב לעשות כמו יציאה לבר או סרט. מכל כיוון שנביט על זה, סדר העדיפויות שלנו גמיש, ולכן המספר הסופי של הזמן אינו משמעותי כפי שאנו נוטים לחשוב.
אסטרטגיות שימושיות נוספות שמציעה ואנדרקם הן לשאול את עצמנו היום שאלות שבמצב טבעי היינו שואלים בעתיד. למשל, בהערכות העובד של סוף השנה אנו מתבקשים להביט אחורה ולבדוק את הביצועים ואת מידת ההתפתחות שלנו במקום העבודה. בשביל זה, טוענת ואנדרקם, לא צריך לחכות לסוף השנה. "אני רוצה שתעמידו פנים שעכשיו זה סוף השנה הבאה", היא מבקשת. "אתם נותנים לעצמכם הערכת ביצוע עובד, וזו הייתה שנה מדהימה בשבילכם מבחינה מקצועית. אילו 3-5 דברים עשיתם שהפכו את השנה לכזו מדהימה?" את אותה שיטה אפשר ליישם גם בחיים הפרטיים. לדמיין את החיים שהיינו רוצים לראות בעוד שנה מעכשיו, ואז לחקור אחורה כיצד הצלחנו להגיע לשם. את המסקנות אפשר ליישם על הזמן שברשותנו.
אם שנה היא פרק זמן ארוך מדי עבורכם לתכנון, ואנדרקם מציעה לפרק את ניהול הזמן למשימות שבועיות. לשבת עם עצמנו, לברר מה הדברים שהיינו רוצים להכניס ללו"ז, "וזה המפתח — צריך לתת לעדיפויות שלנו את אותה חשיבות כמו לדוד המים השבור, על ידי כך שנעמידם בראש לוח הזמנים שלנו". היא מוסיפה כי ניתן לערוך רשימה בת שלוש קטגוריות: קריירה, יחסים ועצמי – ולוודא שיש לנו 2-3 פריטים לביצוע לשבוע הבא בכל עמודה. בכל אופן, כל אחד יכול לבחור את הדרך שלו, הנקודה היא לחשוב על הדברים ולהוסיף אותם ליומן.
המתמטיקה קבועה, הבחירה חופשית
על אף כל האמור ואנדרקם לא חיה באשליה שארגון סדר העדיפויות ולוח הזמנים הוא פעולה של מה בכך. "ברור לי שיש אנשים שהמשימה הזאת תהיה עבורם מסובכת יותר. כי חייהם של אנשים מסוימים פשוט קשים יותר משל אחרים", היא אומרת. "אבל אני חושבת שהמספרים שאחלוק עמכם יעצימו אתכם". ומהם המספרים הללו? בכל שבוע יש 168 שעות. אם אנו עובדים 50 שעות בשבוע (משרה מלאה בעיגול מעלה לשעות נוספות), וישנים 8 שעות בלילה (הלוואי) – נותרות לנו 62 שעות לדברים אחרים. וזה, לדבריה, המון זמן. אם אנו מקדישים רק אחת מהשעות הללו ללימוד נגינה, לבילוי עם בן הזוג או לבישול ארוחת ערב מושקעת, עדיין לא גירדנו את פני השטח של הזמן הפנוי שלנו בכל שבוע.
"המטרה היא להסתכל על הזמן שלכם כולו ולראות היכן אפשר להכניס את הדברים הטובים", מסכמת ואנדרקם, "אני מאוד מאמינה בזה. יש זמן. אפילו אם אנחנו עסוקים, יש לנו זמן לדברים החשובים. וכשמתמקדים במה שחשוב, אפשר לבנות את החיים שאנחנו רוצים עם הזמן שיש לנו".
כתבות נוספות שעשויות לעניין אותך:
4 שאלות פשוטות שמסייעות להניע את עצמנו לפעולה – ומדוע חשוב להתחיל עכשיו
לו רק היו לנו 25 שעות ביממה – מתברר שאפשר להוסיף זמן לשעון, או לפחות להרגיש כך
קסם הפרודוקטיביות – הפחיתו את תחושת העומס והיעילות תגבר מאליה
עוד מרדיו מהות החיים:
