פרופסור למחשבים מסביר כיצד ליצור איזון טוב יותר בין פעילות הליבה והמשימות ביורוקרטיות
נניח שיום אחד המנהל מוציא הודעה לכל העובדים בחברה שלכם, בזו הלשון: "מהיום, לכל עובד יש משימה אחת בלבד שעליו לבצע במהלך היום. עליו להתמקד בה בלבד ולהקדיש את זמנו ואת משאביו לביצוע הדבר האחד שלשמו תפקידו נועד". סביר להניח שעבור רובנו הייתה זו בקשה לא ריאלית מכיוון שעבודות מורכבות מהרבה יותר מפעולה אחת. ובכל זאת, אם היה עליכם לסנן את כל הפעולות ולבצע רק את זו שמצדיקה את השימוש בכישורים שלכם, מה היא הייתה?
למשל, אם אתם רואי חשבון, האם ליבת התפקיד היא חישוב הכנסות והוצאות – או שמא חוות דעת כלכלית? ואם אתם מורים, האם יצירת מערכי שיעור היא מה שמניע את התפקיד והייתם מוותרים על חיבור מבחנים ועבודות בית? מובן שבמציאות קשה – עד בלתי אפשרי – להפריד בין התחומים, אבל שאלות כאלה לא נועדו לגרום לאנשים להפסיק לבצע משימות, אלא לחדד את הדברים החשובים ביותר עבורנו. קלווין ניופורט, פרופסור למחשבים מאוניברסיטת ג'ורג'טאון בוושינגטון, העלה לדיון במגזין 99U כמה נקודות מעוררות מחשבה על האופן שבו אנו מבלים את זמננו בעבודה.
מה חיוני ומה נועד ליצור נפח פעילות מדומיין?
טענתו הראשית של ניופורט היא שדמויות מפורסמות שהשפיעו מהותית על העולם ונחשבות לעילוי בתחומן הפגינו פעמים רבות נטייה להתעלם, ואפילו להתחמק, מכל מה שלא שירת באופן ישיר את מטרותיהם. זה עשוי להישמע כמו גישה אגוצנטרית, אך מדובר במקרים מוקצנים לצורך המחשה. בפועל, רוב בני האדם לא יכולים להתחמק ממשימות, אלא רק לשנות את האיזון ולהתמקד יותר במה שחשוב לעומת הפריפריאלי והשולי. לדעתו, לרקע שבבסיס ההתחמקות ממשימות – או התנערות ממחויבויות – שאפיינו אנשים כמו חתן פרס נובל לפיזיקה ריצ'רד פיינמן, יש ערך רב ביצירת סביבת עבודה דווקא יצרנית יותר.
הבה נאמר את הדברים בצורה יותר מפורשת. עבור חובל – השיט הוא העיקר והתנהלות מול הנמל היא משימה צדדית. עבור נהג, הסעת האנשים היא העיקר ומילוי יומן הנסיעות הוא משימה צדדית. עבור מתכנת, כתיבת קוד היא העיקר ותמיכה טכנית היא משימה צדדית. לכולנו יש משימות שגרתיות, אולי אפילו אפורות, כאלה שלא מצריכות שימוש במלוא הקיבולת הקוגניטיבית או סט הכישורים והכישרונות שלנו. במילים אחרות, היום שלנו מורכב ממשימות ליבה ומשימות תומכות במעגלים היקפיים. חלקן חשובות, ועם כל הצער שבדבר לא באמת ניתן לוותר עליהן. ואילו חלקן האחר, ובכן, לא ממש.
לפי התפיסה השלטת בתרבות העבודה בעולם המערבי של היום, חייבים למלא את כל הזמן בצורה מסוימת. יעילות נתפסת לא כהשלמת המשימה בצורה הטובה ביותר, אלא כניצול מלוא פרק הזמן שעומד לרשותנו לביצוע משימות. אם, למשל, טבח סיים להכין את העמדה לקראת משמרת, ייתכן שהמנהל יצפה ממנו לעשות דברים אחרים, כמו לסדר מחדש את מחסן התבלינים. יש בכך תועלת? אולי. האם הרבה פעמים משימות כאלה מתבקשות באוטומט, מבלי לחשוב על צורך אמתי? בהחלט. קידוש היעילות על פי הגדרה זו מוביל למה שמכונה בעגה הישראלית "הנפצות" – מגוון משימות שיוצרות נפח מדומה לעבודה רק כדי למלא חורים בלו"ז או לתת תחושה מדומיינת של יצרנות. ישנם עובדים שאף מצופה מהם להיות מסוגלים לפרק את היום לדקות ולהסביר כיצד נוצלה כל דקה בצורה שקידמה את העבודה. ובכן, מדובר ברף מעולה עבור מכונות, אבל המוח האנושי לא בנוי בצורה הזאת. ניצול נכון של זמן הוא נדבך חשוב בעבודה, כמו בחיים בכלל, אך לא מעט פעמים אנו נתקלים בעומס יתר שמערפל את העיקר. ייתכן שנורמות העבודה הללו נולדו בתקופת המהפכה התעשייתית ומאז חדרו עקרונות הסרט הנע והייצור ההמוני לכל התחומי, ואומצו ללא בקרה או ביקורת.
עד כמה הישיבה לבחירת צבע הקיר החדש במשרד חיונית עבורכם?
אז מובן שלא כל מקומות העבודה מקצינים את הביורוקרטיה, אבל אפשר לומר במידה סבירה של ודאות שבמקומות רבים קיימים רעשי רקע מקצועיים שכאלה. התכתבויות מיילים מיותרות, דיונים שאפשר לוותר עליהם, נוהלי תקשורת מסורבלים וכן הלאה. כמו כן, אנו נדרשים לבצע פעולות מעטפת תומכת לפעילות הליבה, שלא פעם ניתן לערער על נחיצותן, על תדירותן וכדומה. לתפיסתו של ניופורט יש "להציג גישה מלוטשת יותר של עבודה". הוא טוען כי "עבור אנשים שאפתנים רבים, עבודה יכולה להיות כל פעילות שעשויה לקדם באופן עקרוני את החיים המקצועיים". מטבע הדברים, בעולם מורכב כמו של היום ההגדרה הזו יכולה לכלול אינסוף פעולות, מהזמנת מסך רחב יותר ועד לטיפוח הפוליטיקה הבלתי רשמית של החברה. הוא טוען כי הגדרה רחבה זו אחראית לחלק ניכר מהעומס שפוקד אותנו, ומסכם ב:"מידת הצלחה שלנו הפכה לשם נרדף למידת התשישות שלנו".
ניופורט מציע לחלק את המאמץ שאנו משקיעים בעבודה לשניים: עבודה עמוקה המצריכה משאבים קוגניטיביים, ריכוז וחשיבה מורכבת – לצד עבודה שטחית שמאפיינת משימות לוגיסטיות, ביורוקרטיה משרדית ופעילות היקפית תומכת. "הפעולות השטחיות הן לא גרועות באופן מובנה", הוא מסביר, "אבל הן לא דורשות עבודה עם הכישורים שלכם, ולכן מציעות תרומה חיובית צנועה בניסיון לייצר משהו בעל ערך". פעילות המוח היא הדבר העיקרי בגוף האדם, ושאר האיברים נועדו לסייע לו לעשות את מלאכתו על הצד הטוב ביותר. יש משימות שהן כמו פעולת הלב והריאות – הכרחיות לקיום המוח ואין לנו איך לעקוף את זה. יש משימות שהן כמו הכליות – אפשר לחיות גם עם פחות. ויש משימות שהן כמו התוספתן – עלולות לגרום ליותר נזק מתועלת.
על פי היגיון זה, כדי לפנות יותר זמן לפעילות הליבה עלינו לצמצם ככל הניתן את העיסוק בפעילות אחרת. חשוב להסתייג ולהדגיש שהכוונה אינה לחבל בעבודה שלכם על ידי זניחת מטלות, אלא מדובר במציאת האיזון העדין בין מה שמוביל את עשייתכם ובין מה שמלווה אותה. אנשים שניחנו בכישרון חיוני לקידום האנושות זוכים לעתים רבות למרחב תמרון המלווה בתנאים נוחים יותר. הם "מבטלים נתחים גדולים של עבודה שטחית מסדר היום שלהם כדי לשמור על פעילות עמוקה בראש סדר העדיפויות". רובנו מסתפקים במרחב תמרון צנוע יותר, אבל כזה שמספיק כדי ליצור קונטרסט בין עיקר לתפל. כלומר, ברגע שנפתח בבירור עצמי – מה הפעילות ההכרחית ומה רק נועד לשרת אותה – מטרתנו בארגון עשויה להתבהר, ועם קצת השקעה, נעזור לעצמנו על הדרך לסנן מעט מהנטל.
פרופסור ניופורט אינו מציע לפתוח במרד או להפיל את העול על מישהו אחר. הנקודה שהוא מנסה להעביר היא "לשים את העבודה העמוקה במרכז חייכם המקצועיים… לשנות את התפיסה לכיוון שמאמץ עבודה עמוקה ומרחיק עבודה שטוחה". זה לא אומר שלא תבצעו יותר משימות כאלה, אבל זה בהחלט יעזור לכם לקבל החלטות מושכלות, להשקיע אנרגיה בצורה יעילה יותר, לחלק את הזמן בצורה הגיונית, ובעיקר לא לשחוק את עצמכם על ידי מתן משקל שווה לכל משימה שמוטלת עליכם. "זה יכול לעשות הבדל גדול בכמות הערך שאתם מייצרים", הוא מסכם.
להסיר את האבק שמסתיר את המטרה המרכזית
החלוקה של עבודה למשימות עמוקות ושטוחות – פעילות ליבה מול פריפריה – בסך הכול מצביעה על מאזן שמתקיים בכל מערכת מורכבת. אנחנו לא יכולים ולא צריכים להעלים לגמרי את המשימות ההיקפיות, אלא לשנות את שיווי המשקל. אחרי הכול, משימות ברמת מיקוד נמוכה עשויות להוות הפסקה מרעננת מחשיבה מאומצת. מה גם שמחקרים מצאו כי הפסקות בין פרקי זמן של התמודדות עם בעיות מורכבות הן מעין חממה לפריחת היצירתיות.
מעניין לציין שבתגובה למאמר טענו גולשים רבים כי הניסיון לבצע מינימום משימות הוא דרך רעה להשיג משהו בקריירה. ניופורט אמנם הציג את הטיעונים שלו תוך שימוש במקרי בוחן קיצוניים: גאונים בתחומם שהיו מספיק טובים כדי לוותר על המשימות השטוחות ולצאת ללא נזק. טענת הגולשים, בצדק יש לומר, היא שזה לא משקף את מצבם של מרבית בני האדם, וכי פעילות היקפית היא אחד היסודות החשובים לשיווק עצמי, קידום והתפתחות.
וכאן בדיוק טמון האתגר. עבור חלק, משימת הליבה היא עניין ברור כשמש. למשל, כאשר תחום העיסוק הוא יצירתי. ואולם, עבור אחרים האבחנה עצמה עלולה להיות משימה של ברירת המוץ מהתבן – איתור פעילות הליבה האמיתית מול הפעילויות שמכסות עליה ומסוות אותה. אבל המאמץ לעשות זאת עשוי להניב תועלת רבה. כיוון שגם ניקיון היפותטי ברשימת המשימות – למשל באמצעות תהייה איזו משימה יחידה היינו משאירים – עשוי לחדד עבורכם משמעותית את מהות התפקיד שעליכם לבצע. וכך, לפתע, יהפוך כל העיסוק היומיומי שלכם לבהיר וקוהרנטי. הסיבות והמשמעות למה שאתם עושים יצופו מחדש, ואולי אף יתעורר בכם חומר נוסף למחשבה ביחס למקצוע ולאופן שבו אתם רוצים להתפתח.
כתבות נוספות שעשויות לעניין אותך:
ספרו לי מה אתם עושים בשעות הפנאי, ואספר לכם מי אתם
ההרצאה השבועית של TED: כנראה שיש לנו יותר כישורים משנהוג לחשוב
ההרצאה השבועית של TED: המנהג הסמוי שהופך את כולנו לדחיינים
עוד מרדיו מהות החיים:
