קסם הפרודוקטיביות – הפחיתו את תחושת העומס והיעילות תגבר מאליה

מרגישים עסוקים מדי? מחקרים מגלים דרכים ליצירת אווירה רגועה יותר

בועז מזרחי | 11 אפריל, 2016

תומאס מאן בספרו הר הקסמים ניסה להפריך את אחת התפיסות הרווחות ביותר לגבי זמן. רובנו חיים בתחושה שעיסוקים חדשים גורמים לזמן לעבור ביעף, בזמן ששגרה מונוטונית מאטה את מהלך העניינים. מאן, לעומת זאת, טען כי כשמתבוננים על החיים בפרספקטיבה רחבה, השיעמום והשגרה הם שמקצרים את הזמן, ואילו עיסוקים מרובים וחדשים מעשירים ומנפחים אותו. ולמה אנחנו מספרים לכם את כל זה? ובכן, כדי שתוכלו לשבור את השגרה בנחת, להרגיש פחות עסוקים ולהגביר את היצרנות שלכם.

כדי להבין איך כל הדברים הללו יכולים להתרחש במקביל, צריך לעשות הבחנה חדה בין תחושה של עומס במטלות לבין ההרגשה הנחמדה שאנו עסוקים מאוד בכל מיני דברים מעניינים. למרות שיום עבודה יכול לספק לנו אוקיינוס של דברים לעשות, ואנו יכולים לחיות בתחושת עיסוק מהבוקר עד הערב, זה לא בהכרח כרוך בשבירת שגרה. לעומת זאת, אפשר לעשות פעולות קטנות שאורכות דקות ספורות והן ישמשו לנו עוגנים בתוך הפעילות הקדחתנית. מלבד העובדה שהן מסייעות לעבות את תחושת הזמן, פעולות אלו נועדו להעניק תחושה של שלווה ורוגע מבלי לפגוע ביצרנות. ד"ר קריסטין קרטר ממרכז המחקר לפסיכולוגיה של אוניברסיטת ברקלי, Greater Good Science Center, טוענת יותר מכך, או אפילו הפוך – שפעולות אלו יכולות אפילו להגביר את הפרודוקטיביות.

אל תהססו לצאת להרפתקאות מסעירות ביוטיוב

"האם אי פעם תבחרו עומס על פני צורה יותר רגועה של פרודוקטיביות?" שואלת קרטר. הרגשה של ידיים מלאות מדי עשויה, כאמור, לשחק נגדנו בשני מישורים: היא מקצרת את הזמן ועלולה ליצור מתח מיותר. קרטר מציעה תחילה להתמודד עם העומס באמצעות טיפול במישור הראשון, כלומר לשנות באופן יזום את תפיסת הזמן שלנו. היא מציגה מחקר שנערך באוניברסיטת סטנפורד ולפיו חוויות מעוררות השראה – וביתר שאת כאלו שכרוכות בתדהמה וביראת כבוד כלפי תופעות מסוימות – יכולות להרחיב את תפיסת הזמן. במסגרת הניסוי, הציגו החוקרים לנבדקים סרטונים של אנשים ליד לווייתנים או מפלי מים. הנבדקים בתגובה דיווחו כי הם חשים שיש להם יותר זמן, עד כדי כך שביטאו נטייה גדולה יותר לנצל את הזמן שלהם להתנדבות. בנוסף, הם גילו סובלנות בתדירות גבוהה יותר.

אפקט ההשראה של תופעות טבע כבירות, למשל, פועל בצורה כפולה. ראשית, כפי שמדווח המחקר, נראה שהתוכן עצמו משנה משהו בתפיסת הזמן. כלומר, כאשר אנו רואים אדם שוחה לצד לווייתן וחווים את פערי הממדים ביניהם, זה כנראה עשוי להשפיע על הדרך שבה אנו חווים את הזמן. במקביל, סביר מאוד להניח שכל עצירה כזו לצפייה בווידיאו מרגש תשבור את רצף המטלות שלנו ותכניס קצת פלפל למהלך היום. בעוד חודש מהצפייה, עולה הסיכוי שנזכור את היום שבו ראינו את הסרטון המדהים, כיוון שהוא ישמש גרעין לבנות סביבו נרטיב, בשונה מימים אחרים שהדמיון ביניהם גורם לזיכרון שלנו לאחד למסה אחת. בשורה התחתונה, יוטיוב הוא החבר הטוב ביותר שלכם כשזה נוגע לקצת השראה ושבירת שגרה באמצע היום.

אדם ליד מפל באיסלנד. פערי הגודל משנים את תפיסת הזמן.

שבירת השגרה תואמת את ההיגיון של תומס מאן: תקופות משעממות של שגרה מרגישות בראייה לאחור כמו פרק זמן קצר כיוון שאין שום דבר משמעותי שיוצר עבורנו נקודות להתייחסות. שבוע עבודה שגרתי, למשל, שלא חל בו אירוע יוצא דופן, ייעלם בתהום הנשייה של הזיכרון שלנו בעוד כחודש מעכשיו, כאילו לא עבר זמן ולכן השעמום 'קיצץ' לנו שבוע. לעומת זאת, ייתכן מאוד שהשנה שטיילתם בעולם חלפה כמו חודש, אבל נפח האירועים החדשים והראויים לציון תופסים מקום בזיכרון ומרחיבים אותו מעבר לגבול של שנה רגילה.

ואם עד עכשיו שיבחנו את שבירת השגרה ודיברנו בגנות האפרוריות החוזרת ונשנית של היום שלנו, הגיע הזמן לשים את הדברים בעירבון מוגבל. קרטר טוענת כי חזרה על פעולות משמשת אלמנט להפחת מתח וחרדה, מכיוון שכשאנו יודעים בדיוק מה אנו הולכים לעשות מראש, אנו עוקפים את חוסר הוודאות, אחד מגורמי הסטרס החזקים בקרב האדם. איך זה קשור לעומס? "כשקצב החיים נראה כמתקדם בלעדיכם, צרו הרגל כדי לגרום לכם להרגיש יותר בשליטה", מציעה קרטר. עומס משימות יכול להיות שגרתי ואפור, אבל הוא יכול גם לעלות על גדותיו – ואז מה שהיה תחום במסגרת תחומה ומשעממת הופך לאירוע חריג, אך כזה שיכול ליצור זיכרון שלילי. כדי להימנע מהאפקט השלילי של שבירת השגרה, קרטר מזמינה אותנו לאזן את פריעת הסדר של עומס העיסוקים, על ידי קביעת הרגלים שניתן ליישם בכל הזדמנות. אלו יכולות להיות מתיחות במשרד, סדרת טלפונים לשלושה אנשים חשובים שלא קשורים לעבודה, שרבוט המחשבות על דף וכן הלאה. כל סדרת פעולות קבועה שחוזרת על עצמה בזמן של עומס יתר תחזיר לנו משהו מהשליטה שאבדה ותסייע להרגיש פחות עסוקים.

למדו לעבוד במצב "טייס אוטומטי"

דרך נוספת להפחית את תחושת העומס והמתח הנלווה אליה היא להיכנס למצב של זרימה, או למה שמכונה ה'זון'. מצב תודעתי זה מאופיין במודעות עצמית נמוכה ופעילות שוטפת וחלקה. אנשים שחווים מצב זה מתארים מצב אבסורדי ובו נדמה כי הזמן עומד מלכת במהלך הפעילות, אך כאשר יוצאים מ'הזון', נדמה מתברר כי זמן רב חלף מבלי שהרגישו. במקרים מסוימים אנשים עבדו ברצף לילה שלם כשרק קרני הזריחה גרמו להם להבין כמה זמן עבר באמת. כניסה למצב זרימה מתאפשרת כשאנו חוסמים הסחות דעת ועוסקים בפעילות מאתגרת במידה בינונית. אם אנו נתקלים בבעיה מורכבת מדי, לא נוכל לייצר רצף פעילות מבלי להיעצר ואם הבעיה פשוטה מדי, השעמום ימנע מאיתנו להפעיל את המשאבים הקוגניטיביים הדרושים כדי לשבות אותנו בפעילות. ד"ר קרטר טוענת כי בנוסף לכך, כדי שפעילות תסחף אותנו אל 'הזון', עלינו "להפסיק עם ריבוי המשימות (מולטי טסקינג) ולבנות סביבנו חומה נגד הפרעות".

העבודה במצב "טייס אוטומטי" מעלימה את הזמן – ואתו את תחושת העומס והעיסוק. לצד זאת, מדובר בפעילות יעילה מאוד שמסייעת לנקות המון מטלות מסדר היום שלנו, ובכך לא רק התחושה נעלמת, אלא גם הגורם לה. קרטר ממליצה לנו למצוא את הדרך אל 'הזון' בכל פעם שהעומס משתלט, ובכך היא סוגרת מעגל: ראשית, שבירת שגרה לשינוי תפיסת הזמן. שנית, יצירת הרגלים למניעת אבדן שליטה, ולבסוף, כניסה למצב עבודה יעיל שמשנה את תפיסת הזמן ויוצר שליטה במקביל.

אם הפעולות הללו נשמעות כמו משהו שדורש יותר מדי השקעה של זמן ומשאבים, קרטר מבהירה: "אין לכם זמן לא לעשות את הדברים הללו. עומס הוא סימן למה שחוקרי מוח מכנים הצפה קוגניטיבית. המצב הזה משתק את היכולת שלנו לחשוב ביצירתיות, לתכנן, לפתור בעיות, לקבל החלטות… כל מה שאנו צריכים לעשות ביום נתון". כלומר, ביצוע שלושת הפעולות הללו, בהתאם לסיטואציית העומס כמובן, יכול לשפר את הפרודוקטיביות על ידי שמירה על המוח מחוץ לאזור המופרז של מתח. אלו הן חמש או עשר דקות שיחזירו דיבידנד שמן על ההשקעה.

הרעיון שמאחורי פעולות אלה הוא לשחק עם תחושת הזמן באופן יזום, כך שנוכל להרגיש אותו חולף בהתאם לקצב שמרגיש נכון עבורנו. בדיוק כמו שאנו מאזנים את המים החמים והקרים במקלחת ועושים התאמות קטנות, כך אנו יכולים לשאול את עצמנו האם הזמן שלנו חולף במהירות ונעלם בשגרה, או נעצר ועומד מלכת מחמת עודף אירועים ומשימות – ולבצע כוונון עדין ומדויק תוך כדי תנועה.